中小企业人力资源信息化管理参差

　　

　　越是资历老的企业就越重视人力资源管理的信息化建设，而其他未达到十年的企业，虽然也在开展信息化管理工作，但其信息化水平明显不足，仍需要时间完善。

　　来源 | 经理人传媒旗下《经理人》杂志

　　文|纪子依*

　　

　　企业的人力资源管理信息化改革就是指企业将现代化技术融入人力资源管理工作，使用效率更高的方式来管理人力资源并制定决策，不断提高企业的人力成本控制力度。

　　为了解我国中小企业在人力资源信息化管理方面的真实情况，笔者特选择了70所较为典型的中小企业，在对这些企业投出调查申请后，共有25家企业愿意参与调查，其主要包括金融行业10家、IT行业10家与服务业5家，其中有近六成的企业经营时间未超过五年，二成的企业经营时间超过五年但未超过十年，剩余几家企业的经营时间在十年以上，但均未超过15年，这一数据从侧面反映了我国中小企业发展的客观规律。此外，其中将近半数的企业规模在300人，有四成的企业的规模在300人以上，但未超过500人，剩余企业的规模在500人以上，其中人数最多的一家企业为864人。

　　根据走访调查统计，本次调查中，共有20家企业使用信息化技术开展人力资源管理工作，占比80%，有5家仍使用传统的管理手段，占比20%。在进一步调查这15家信息化管理企业的情况后发现，IT行业的10家企业全部开展信息化管理，信息化占比达到100%；金融行业有9家开展了信息化管理，信息化占比达到90%；而服务行业仅有一家开展信息化管理，占比为20%。

　　从企业的经营时间来看，越是资历老的企业就越重视人力资源管理的信息化建设，这5家使用传统管理手段的企业经营时间均为超过五年，而其他未达到十年的企业，虽然也在开展信息化管理工作，但其信息化水平明显不足，仍需要时间完善。

　　从企业人数来看，这5家传统管理企业的人数均未超过300人，规模大于500人的企业都使用了信息化人力资源管理手段。

　　

　　存在问题

　　人力资源管理信息化成本是一个非常宽泛的概念，包括管理系统的硬件与软件，专业人员的培养与公用等，还包括制定系统运行框架与条件的支出。本文中参与调查的20家信息化管理企业的年成本投入，通过调查得出，有六成的企业每年会投入5万至10万元用于建设人力资源信息系统，共计12家；有三成的企业每年会投入10万至20万元，共计6家；剩余的10%企业每年会投入20万至30万元，共计2家。

　　值得注意的是，投入成本在10万元以下的企业表现出明显的信息化水平不足，这些成本大多都用在信息化设备上，但总资金数量依旧偏低，这导致设备的质量没能达到要求，企业需要支付大额的维护费用与维修费用。具体问题包括：

　　人力资源信息化管理系统的应用较为狭隘。资料显示，国内只有不到30%的企业能够发挥信息系统的全部作用，其中以中型企业占比最高。这说明，大多数企业即便引进了人力资源管理系统，也受制于企业规模或管理经验，导致系统无法被充分利用。

　　结合本文的调查可知，中小企业管理层的认知程度决定了其使用信息化系统的能力与效率。而不同企业的管理层在意识层面存在较大差距，管理层的整体思维模式能否跟上时代进步，决定了企业能否立足于当前的行业市场。本文的调查范围较小，但所挑选的企业均有一定的代表性，得出的结论也较为全面，大多数中小企业都没有意识到人力资源信息化管理的必要性，不愿意开展信息化管理或应用范围较为狭隘。

　　没有使用正确的管理方式，导致管理效果不佳。通过实践可知，正确使用人力资源信息化管理能够大大提高企业的生产经营效率，帮助企业减少成本支出，提高企业的经济效益与员工满意度。但大部分企业在开展了信息化改革后并没有取得理想的效果。结合本文调查，可以发现以下问题：

　　第一，企业在开展信息化管理改革之前，没有充分了解自身的客观条件与管理需求，盲目追求成果，改革过程表现出很强的“公式化”特点。虽然中小企业在规模上可以被归类为同一种企业，但经营状况与企业文化各有千秋，很多企业没有根据这些特点来制定信息化改革方向，导致在后续人力资源管理工作中出现制度无法落实的现象，这一方面会挫伤人力资源管理部门的工作积极性，另一方面会导致资源被浪费，从而降低人力资源信息化建设的整体质量。

　　第二，对人力资源管理工作开展信息化改革，既能够拓宽人力资源管理的功能，还能使用高新技术提高管理工作的效率，并在一定程度上更新企业的管理理念，但这些效果的前提是企业要制定与信息化改革相适应的管理制度。但很多企业并没有认识到这一点，在引入信息化技术后仍沿用传统的管理制度，这让信息化平台与实际管理情况出现断层，最终导致人力资源管理工作流于表面，无法发挥其实际意义。

　　第三，大多数中小企业的资金来源不够稳定，这导致企业每个时期的可利用资金数量会有较大起伏，最终表现为企业不得不经常根据自身的发展需求调整资源分配。而大多数企业会选择压缩人力资源管理的成本，导致信息化系统的建设不够完善。除此之外，还存在一些企业完成信息化改革后的人力资源管理工作无人问津，管理层很少或从不为后期维护工作拨款，这让信息管理系统无法紧跟时代的发展脚步，最终沦为摆件，企业只能付出大量成本重新进行信息化改革。

　　我国有关信息化在企业人力资源管理应用方面的研究起步晚、进度慢，国内中小型企业的信息化投资活动也比西方企业更低。换句话说，国内中小企业接触信息技术的时间较短，尚未看到其带来的长期效益，而信息化管理无法在较短时间内就为企业提供明显的帮助，这一特点导致企业管理层不愿意进行信息化改革。数据显示，欧洲中小型企业在人力资源管理信息化改革方面的投入金额约为我国的17倍，美国中小企业更是会将自身经济收益的20%都用于建设人力资源信息化管理系统，而国内的平均水平尚未达到5%。

　　

　　管理对策

　　● 加深企业管理层的认知程度

　　企业在开展信息化改革之前必须先突破传统管理手段的思维框架，赋予管理层以扩张意识，接受现代化管理理念，也要更新企业文化与发展方向，制定与之相适应的人力资源制度，让人力资源管理信息化管理工作更具科学性与逻辑性。其中，无论是改革过程还是投入使用后的维修过程，管理者都要积极参与，让企业的管理水平得到上升，拓宽企业解决问题的思路，让信息管理系统能够从意识层面被落实与人力资源管理工作当中。

　　● 提升人力资源信息化的使用效果

　　明确人力资源信息化的管理目标。中小企业权责分离，这让人力资源管理成为企业经营发展绕不开的项目。企业内部部门与员工工作职责的分配需要经由管理层授权，所以企业必须在明确的管理目标指导下开展人力资源信息化改革。而信息化改革的本质是提高人力资源管理工作的质量与效率，从而帮助企业跟上现代化脚步，所以，中小企业的管理人员必须改变传统管理思维模式下对信息化管理的看法，并逐级向下培养信息化意识，将现代管理理念植入企业文化当中，还需要有专业人员从旁指导，在不脱离管理目标的前提下尽可能拓宽改革角度。企业管理人员要积极参与，确保每个关键建设环节都能有管理人员的参与，实现真正的人力资源管理信息化建设。

　　完善制度建设。充分发挥人力资源信息管理系统作用的前提是制定配套的管理制度，并在实践工作中不断完善制度建设，落实责任制，确保生产经营的每一个环节都有对应的部门或岗位，以此让每个员工都能够精准把握自身的职责与权限。另一方面，企业需要针对管理部门制定操作规范，避免因相关人员的误操作而影响企业对人力资源成本的控制。

　　增加信息化建设的投入成本。开发信息化系统需要的资金量是十分庞大的，与之相对的是中小企业有限的经济能力。为解决这一问题，中小企业就必须在生产经营的过程中不断建设自身经济基础，进一步完善成本控制工作，确保有更多的财、物、人能够被用于建设信息化系统。此外，企业可能会在发展过程中遭受风险冲击，导致经济收益降低，资金严重短缺，为确保企业人力资源信息化系统的正常运转，企业可以从考虑以下几种筹措资金的办法：

　　企业可以通过外部筹资渠道来缓解经济压力，如银行贷款或商业信用筹资等，这种筹资方式虽然有较大的弹性，且回款速度一般较快，但风险较高，且增加外部借款数额有可能会进一步增加企业运行风险。

　　此外，企业还可以从企业内部来缓解资金紧张问题。当中小企业的经济压力加剧时，可以在做好内部渠道保密工作的前提下发行债券股票，这种筹资方法可能避免因外部借款带来的经营风险，但可能会分散企业的控制权。

　　*作者系来自北京建工路桥集团有限公司；主要研究方向：人力资源。

　　

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