HR、招生办老师必会：批量制作offer、通知书的5大步骤11个小操作

　　每年的毕业季后，各家用人单位也会迎来校招高峰。那么各家HR或人事岗位的工作人员涉及到大量新人的offer，或者年底评定职称后的聘书，各位HR、人事老师们会快速批量制作吗？

　　是不是很多小伙伴还在用复制粘贴的方式挨个更改人员信息？

　　其实不光是企业校招、职称评定，而且也包括高校高考录取通知书，需要一次性录用的人员也会很多。不管作为企业HR还是政府机关事业单位的政工干事、抑或高校招生老师，都需要给这些幸运儿发放offer、职称聘书、录取通知书等。如果挨个复制粘贴再替换人员信息，那未免也太低效了。

　　今天，山哥office办公侠就手把手教大家一下，利用word和excel批量制作录取通知书的方法。

　　用一个EXCEL表格准备好拟录取人员的名单，可以没有序号，但必须包括通知书或offer、聘书上想展现的人员的基本信息要素，比如“姓名”、“学号”/身份证号/工号、“录取专业”或是“录用岗位、职务”/"职称"之类。为演示方便，我这里仅列出姓名、专业两个要素。如下图

　　

　　用WORD起草一份录取通知书、或offer、职称聘书的模板。上述EXCEL人员信息表中的要素即word中待填入的人员信息要素可以空着或用**代替。如下图，圈红部分即上图excel表中需要依人填写的要素。准考证号和身份证号也需要依人而异，原理是一样的。这里为演示方便，只暂列姓名、专业两个要素。

　　

　　二、邮件合并

　　1.在上述两个基础文件准备好之后。打开编辑有一份录取通知书模板的word。

　　依次在上方菜单栏，点击“邮件”-“开始邮件合并”-“普通Word文档”

　　如下图

　　

　　在点击完成后屏幕会闪烁一下。

　　三、选择收件人

　　1.在“邮件”菜单下“开始邮件合并”选项卡中，点击”选择收件人“-”使用现有列表“。

　　

　　2.然后在弹出的对话框中，依保存路径找到事先准备好的拟录取人员名单EXCEL表，点选它，点击“确定”。因为excel表一般默认会有3个工作表（sheet）,我们根据实际情况选择其中工作表（sheet）。一般情况下，如果没有更改工作 表名称的话，都是sheet1，选中后点“确定”。如下图。

　　

　　四、插入域

　　1.在word中选中要插入姓名的位置，然后在“邮件”-“编写和插入域”选项卡中，点击”插入合并域“，可以看到，里面已经自动带入了excel表中的列名称。即我们要插入的人员姓名、专业等信息要素。然后-选择”姓名“。如下图。

　　

　　2.插入后，”同学“前面会自动变成《姓名》。同理，把”专业“也插入，”专业“前面也会出现《专业》。如果需要表现出工号、学号、身份证号等信息，都是一样的操作。

　　

　　1. 在所有待要插入的人员信息属性都插入完成后，在“邮件”菜单下，“完成”选项卡中，点击”完成并合并“-"编辑单个文档"。如下图

　　

　　2.会弹出一个名为“合并到新文档”的对话框，无需更改默认选择，直接点”确定“。

　　

　　3.这时，将会自动创建并激活一个名为”信函1“的word文档，说明操作完成。翻看一下这个文档，就会发现，里面的内容按人员已经分别创建了一份通知书，并对应包括了这个人的姓名、专业等信息。把这个文档保存后，批量制作通知书完成。

　　

　　4.如果需要制发纸质聘书、通知书的话，我们可以在这个信函1的word中设置底色和边框，就可以去打印店打印了，以便邮寄或发放。

　　怎么样？如果有成百上千人的录取通知需要制作的话，这样是不是比制作好一个人的之后再复制粘贴要方便多了呢？

　　我们再来回顾一下这五个步骤：

　　事先准备好excel人员信息表和word录取通知书模板

　　邮件合并

　　选择收件人

　　插入域

　　合并

　　批量制作聘书、录取通知书的方法，你学会了吗？

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