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　　-----精选段落-----

　　高效赋能

　　“为母亲节购买巧克力”（Buy chocolates from supermar ket for Mother’s Day）

　　谓语：购买（Buy）

　　主语：巧克力（chocolates from supermarket）

　　宾语：母亲节（Mother’s Day）

　　通过向意图（名词）添加谓语（动词），你将其变成了一项任务，而宾语则表达了预期的结果。这句话是信息的精华部分，不仅表达了意图，还为你在日后的理解中提供了足够的支持性信息。这会让你更容易去完成任务。

　　收获

　　随心所欲地制造混乱

　　混乱是一件好事，混乱意味着有事情发生。“随心所欲地制造混乱”，可以让你去创造、体验，并乐在其中。玩玩具的孩子（或者作画的艺术家）是最真实的，同样，“随心所欲地制造混乱”的工作者也是最真实的。实际上，混乱十分有用。在这种状态下，你可以自由发挥，去尝试、探索，并获得最棒的工作成果。想要制造混乱，你需要一个洁净的空间，它可以是现实中的、时间上的，或者是精神上的。一块整洁的工作台可以让木工做出更好的作品，一整块界定明确的时间段可以让工作更加充实、有效率，而一个思路清晰的大脑会产生更棒的想法。

　　问题在于，当你已经陷入混乱时，你很难再制造混乱。

　　我发现，自己常常会拒绝深入思考一些有趣的想法，因为我害怕忘记它们。这种行为很荒谬，就好像我还没有储存未成形想法、稍后再处理它的能力一样。人类的大脑不是非完成一件事然后才能进行下一件事，否则的话，我会全神贯注于一个想法，直至将它彻底弄清，因为在此之前我无法思考其他想法。同时，这种行为也会让我分心，即不去思考新想法，也无法进行原本的工作。或许你对这种情况也很熟悉。将信息从你的大脑中拿出来（记录下来），可以为你创造一块洁净的空间，在那里你可以尽情探索有趣的想法。

　　当你真正养成这种习惯时，它会给你一种无比自由的感觉，让你可以在大脑中随心所欲地制造混乱。

　　语句救生艇

　　将想法以语句的形式记录在某些捕获工具中，这可以保障这些信息的安全，避免你忘记它们。在这里，“救生艇”一词有两个实用效果。

　　首先，花一点时间把这个想法写下来，并附上合理数量的支持性信息，这样未来的你也可以准确地解读。特别是谓语和宾语，它们可以让你迅速理解任务的内容，无须绞尽脑汁去回忆。通过这种方式将任务委派给未来的自己，你现在就可以释放这一信息（忘记它）—— 这是一种非常积极的感觉。

　　其次，当未来的你需要选择工作（思考）内容时，这些任务就是最可靠的信息来源。如果让大脑自己处理，它只会储存一部分信息作为未来的参考，比如计划信息或创新性信息。通过这种方法记录信息，可以让以前大脑工作的成果，变成现在大脑工作的原料。这会让你的思考不断叠加、放大。

　　你是否有过这样的感觉：你的脑中冒出一个绝佳的想法，不久后便忘记，但阅读记录时你又重新回忆起它，此时你欣喜若狂、开心不已。使用本章中的记录法，你会获得更多类似体验。

　　口袋里的大脑

　　人类记忆不足以应付这个信息混乱的世界，对我来说这并不奇怪。有趣的是，人类并没有适应这套自己建立起来的系统。我们已经建立了一个对大脑来说完全陌生的环境，这让大脑在记忆重要的小细节方面表现得很差劲。这令人十分沮丧。

　　当你回忆曾经学习到的知识时，是否有那种“话到嘴边，却说不出来”的感觉？幸运的话，稍后你会回忆起那些信息，如果运气不太好，那些信息则可能永远消失。你可能在开车时获得了一个绝妙的想法，但在停车时忘记得一干二净。于是，在一天中剩下的时间里，你会陷入懊悔之中，因为自己无法回想起来而自责。

　　将信息迅速记录下来，可以大大降低这一问题的发生概率。

　　捕获信息可以让你大脑的思考成果更加安全。你可以降低遗忘思考细节的风险，释放你的大脑空间，将信息稳妥地保存在你口袋里的“大脑”中。这样一来，你不必重新思考那些你已经思考过的事情。

　　这意味着，你将拥有大脑所有工作成果的集合 —— 这些信息拥有巨大价值。所以说，储存这些信息的工具也极其宝贵，它会成为你所拥有的最实用的工具之一。培养、获得这样的工具，你将远离遗忘带来的烦恼。

　　小结

　　高效习惯2：任务突围

　　触机

　　保持每日回顾

　　希望你对“捕获想法”的理念感到满意。现在，你需要处理捕获到的想法。在这里，养成检查任务列表的习惯很重要。此外，保持连续性也很关键，因为它可以防止堆积的“事物”变成障碍；同时，它还可以帮助你获得信任感（在你的信息不会丢失的基础上）。

　　理想情况下，你每天都要查看一次你的捕获工具。以下是你查看捕获工具的好时机：

　　· 感到疲劳或“大脑宕机”时。

　　· 在早上或晚上，刚坐在电脑前时。

　　· 安顿好事务来杯咖啡时。

　　· 刚刚从会议中归来时。

　　以上这些，都是可能触发“大脑宕机”或“伪工作”的情况。这类情况还包括：强迫性地查看电子邮件或社交媒体信息，玩小游戏或者频繁补妆。这些活动几乎不需要思考，它们这么有吸引力，是因为人类的高级认知功能生来就是懒惰的。正因为如此，人们会在无价值的小事上浪费时间，用“伪工作”来拖延时间，不管面前的工作是否重要。

　　这种现象（不需要思考的工作或伪工作更具吸引力）向我们揭示了一些重要的事。很多时候，我不想让自己“感觉”在工作。因此，与其因拖延而感到内疚，不如利用这段时间去进行那些同样容易但更有价值的工作。

　　我将向你展示如何查看捕获到的任务，并进行快速决策。这种方法快速、易执行，而且可以转化为一种条件反射。所以说，这是一个理想的例行程序，可以帮助你培养一个简单、高效的习惯，以此替换掉浪费时间的伪工作。

　　简单的触机

　　在这里，你将看到使用单一捕获工具执行任务的好处。捕获工具的“收件箱”，是一个汇聚众多信息的地方，而且这些信息清晰，不像那些语焉不详的办公桌便利贴以及遗忘在手机中的备忘录。此外，知道自己正在查看自己（自上次回顾以来）捕获的所有信息，这也会让你更加习惯计划外的回顾。

　　对完成任务的渴望

　　蔡格尼克记忆效应（Zeigarnik effect）是指人类更倾向于记住那些未完成的事情和目标，如果暂时搁置未完成的工作，则会感到心烦意乱。

　　我常常感到大脑仿佛在和我作对，它做的那些本应有用的事情，到最后反而成了阻碍。蔡格尼克记忆效应就是你听了一首歌的片段后，总是想听完整首歌的原因，它会让你记住那些不完整的事物。实际上，这是潜意识在向表意识低语，提醒它去定义、计划、完成那些重要的事情。如果你还没有完成一件事，就转而去做另一件事，那么你正在做的事情和你感觉自己“应该去做的事情”就会产生冲突，让你有一种心烦意乱的感觉。其结果是，这两件事你都无法做好。不过，你可以反过来利用人的这种天性，去完成你已经开始的工作。接下来，我会向你展示如何去做。

　　技能

　　使用决策树

　　处理捕获的任务时，最好的方式是使用以下动词（谓语），这些动词可以应用于任何任务：

　　· 删除。

　　· 存档。

　　· 进行。

　　· 委派。

　　· 推迟。

　　此列表构成了一系列简单的决策：

　　你想要进行这项任务吗？

　　这是最重要的问题，因为它允许你使用质量控制——这是你在捕获信息阶段要避免的。

　　· 如果答案为是，请移至下一步骤。

　　· 如果答案为否，请根据需要进行删除或存档任务；如果存档，你可以创建一个待办事项列表并将其加入其中，或者将它写入日志中。

　　值得保留吗？

　　· 如果答案为否，可以降低系统中的模糊性，让你更专注在这个任务上。

　　· 如果答案为是，那么你可以高效地清理掉无用垃圾。因为你要捕获所有事物，所以难免会混入垃圾。这个步骤可以让整个系统更加清爽、健康。

　　· 系统中剩下的所有东西都应该有存在的价值。

　　· 这就引出了一个问题：为什么它应该存在？

　　· 这一问题的答案会让后面的决策过程变得更加轻松。

　　我是进行这项工作的合适人选吗？

　　根据你进行工作的不同，这个问题可能很有价值，也可能不那么重要。对于需要进行团队合作的人来说，这个问题非常重要，重要程度甚至超过两分钟规则。

　　· 如果答案为否，将这项任务委派给合适的人。

　　· 如果答案为是，请进入下一步骤。

　　我能立刻开始这项任务，并在两分钟内完成吗？

　　出于同样的原因，“两分钟规则”在这里很有用：它可以防止你陷入繁忙工作。

　　· 如果答案为是，请立即进行这项任务。如果你保留、跟踪一个任务，最后再选择某个时间完成它，所花费时间可能比直接完成它要长得多，所以不如现在就完成它。

　　· 如果答案为否，你则要记录下任务及其预期结果，然后进入下一步骤。

　　现在，你已经将任务列表过滤了一遍，剩下一些你想进行的任务，但是它们无法立刻开始，也无法委派给他人。

　　这意味着，你唯一可以做的事情，就是将它们保留下来，日后再处理。总之，这一套例行程序非常强大，因为它为你提供了一整套调用、安排信息的机制。稍后，我将向你展示如何在此习惯的基础上构建复杂的项目和背景系统，但就目前而言，我们最好让任务系统保持简洁。

　　想要任务系统保持简洁，有以下几种方法：

　　· 创建一个简洁的待办事项清单，标注任务是高重要性还是低重要性。

　　· 每天进行一次每日计划，包含所有高、低重要性的想法。

　　· 日历或预报系统的重要性不大，但是可以让你在其基础上创建每日的“待办事项”清单。

　　《高效能人士的七个习惯》（The Seven Habits of Highly effective People）的作者史蒂芬·柯维（Stephen Covey）描述了一个原则：定义“大石块”。“大石块”指那些可以推动项目前进的、重要的、需要优先完成的任务。你可以每天定义几个“大石块”任务，然后选择一个优先完成。这样一来，你就为“小石块”留出很多空间，并且可以在一天中剩下的时间里完成这些小任务。

　　收获

　　确定进步的打钩

　　你在处理这些任务时所做的决定，可以帮助消除不确定性，尤其是它还将给你带来“完成任务”的感觉。你可以相信自己对每个任务都做出了恰当的决定，并减少了优先级的冲突。待办事项列表意味着你将在未来某个恰当的时间调取推迟的任务，所以，现在你可以尽情忘记这些已经处理过的任务。

　　这个有计划地推迟任务的处理系统，让你在决定工作内容和顺序时有更多的控制感，让你在应对重要工作时更加积极主动。除此之外，将捕获的垃圾清除，通过两分钟规则确认完成小任务，这会给你带来积极的感觉和体验。

　　在任务列表上打钩以确认完成某些工作，会带给你成长、进步的感觉，这有助于你养成并坚持良好的任务处理习惯。

　　小结

　　高效习惯3：精准选择工具

　　触机

　　捕获有效信息

　　对于解决特定问题来说，开放创造力模式非常重要。你甚至可以将白日梦作为解决问题的工具。

　　你已经养成了将想法从大脑中转移到捕获工具中的习惯。现在，我们要慎重考虑捕获工具的选择，因为你要经常使用它，包括在各种紧急状态下。

　　不管你是在开会、打电话，还是在散步、喝咖啡，灵感和想法都会突然降临。这意味着，捕获工具必须随时和你在一起。在这些情况下，只要将所有好的想法都捕获到，偶尔混入一些垃圾信息也是可以接受的。此时，重要的不是信息的完美，而是速度和便利。

　　当你坐在办公桌前，为一个项目、一个网站或一个剧本记录下你的创意时，其实就是在捕捉你的灵感。这就需要一种“开放创造力模式”（简称“开放模式”）。那么，这是什么意思呢？

　　· 在这种模式下，你通常不会高度集中精神，或者有明确的目标。

　　· 有时，你会感觉捕获和创造信息很有趣，很轻松。

　　· 在开放模式下，你可以更轻松地在信息之间寻找到关联。

　　· 开放模式经常出现在社交或休闲场合，比如进行积极的言语交流的时候。

　　在开放模式下，你的捕获工具不仅应该被快速使用，还应该刺激信息的创造。

　　这里就出现了矛盾。对于现代人来说，日常的最佳捕获工具是智能手机，但我更喜欢使用笔和纸。我认为，笔和纸作为“预热”工具是非常好的，它们可以让你快速记录下各种想法，然后你可以将这些信息转移到你的捕获系统中。

　　对信息进行编辑

　　有时，你会发现自己并不需要捕获或创造信息，而是编写信息，将它从半成品加工为成品。从表面上看，这二者有一些具体操作上的区别，但实际上，这是两种完全不同的行为。当你为撰写邮件而编写笔记、整理研究成果、理清思路时，你要决定在邮件中写下哪些内容、在哪里写，以及如何清晰明确地表达自己的意思。

　　这就是记录与编辑的区别。编辑需要“封闭创造力模式”（简称“封闭模式”）。

　　· 如果捕获信息需要一定程度的开放心态和轻松感，那么编辑信息的状态则要封闭一些，少一些轻松感。

　　· 压力和肾上腺素的上升会加速你的编辑工作，并让你获得非常棒的“工作完成感”。

　　· 在编辑信息时，人的大脑中有一个明确的目标，就像将原料和半成品加工为成品一样。人们通常不会为了编辑而编辑。

　　· 在编辑过程中所做的决定，往往更偏向于结构性、逻辑性，而不是表达性。

　　在编写邮件信息时，你可能不太关心要讨论的想法（因为这些想法已经包含在信息中），你关心的是它们出现的顺序、要使用的语句以及更能让收件人接受的表达方式。

　　无论何时，当你撰写报告、论文、电子邮件或者处理信息记录时，你都应该将自己视为一名编辑，并选择相应的工具。

　　技能

　　六大信息捕获工具

　　不同的捕获工具，其作用也不尽相同。我们可以从两种性质（熵和抽象性）入手，来了解这些工具。熵和抽象性是什么意思呢？

　　熵（平均信息量）是指捕获工具可以产生的信息种类数量。例如，一支笔可以记录包括文字在内的任意二维形状，但键盘只能记录不同字母组合成的语句。

　　至于抽象性，就是抽象的程度，你可以把它理解为一条信息从大脑提取出来所必须通过的记忆和学习数量。

　　让我们从这两点出发，了解一些常见的信息捕获工具：

　　手写

　　笔类工具（再加上纸张），不需要麻烦的额外点击和模式切换，就可以使用箭头、曲线等符号进行标注。与键盘盲打相比，手写的速度要慢一些。有时，手写会让你很痛苦——问问那些刚参加完法律和历史考试的人吧！手写需要巨大投入，但产出过低，所以现在越来越少见了。从经济学家的角度来看，手写的内容要比键盘输入的内容更昂贵。

　　作家用笔进行创作的感觉，与艺术家用各种工具绘画的感觉十分相似。你要在纸面写下一个个独立的笔画，并将它们组合起来。如果你使用草书书写，所有笔画就会连接起来，像是一个图案。从这方面来看，与键盘相比，笔类工具更接近于画家的笔刷。而且，你书写得越频繁，下笔就会越流畅。不信的话，你可以写一下自己的名字，再写一个平常很少用到的词语，你会看到二者的区别。在书写不常用的字词时，你会更加小心翼翼，书写时间也会更长。这一点非常重要，因为书写会让作者和书写内容产生一种直接的关系，就像说话一样。你可能会发现，手写的感觉更接近于说话，就好像这支笔与你的大脑有着更好的联系——这是文字表现的最直观方式。在手写时，你很可能会产生更好的想法。

　　键盘打字

　　在键盘上打字与手写完全不同。打字的熵（平均信息量）远小于手写，因为编写者只有100个左右的按键选择。与手写相比，打字无疑更加轻松，尤其对那些可以盲打的人来说更是如此。通过键盘打出来的字母和字词，彼此之间没有不同，编写者不需要关心如何运笔书写。与笔相比，键盘无疑更快、更轻松，而且不会有痛苦感。这些特性，让编写者对书写笔画的关注转移到了对字母拼写的关注上。

　　因为通过键盘获得的文字十分“低廉”，它们也可以被轻易地舍弃，所以编写者可以随意重组这些词句。而手写文档中，作者则只会在必要时才会对文字进行重新排序或编写。打字可以让你进行各种试验，从而获得最佳的表达方式，而不必一次搞定。“剪切”“复制”“粘贴”“删除”和“撤销”对写作的影响，可能与字母表的出现、纸张的大规模生产对人类生活的影响一样大，但这是以丧失大脑与手之间的亲密联系为代价的。与手写相比，键盘打字的抽象性更高。打字是一项需要学习的非自然技能，而且，你必须同时学习如何操作电脑以及文字处理程序。所以，对打字的最佳描述是“操纵”信息，而不是“制造”信息。打字的时候，我觉得自己的创造力有所下降，但是精准性变得更高，我会获得更好的文章结构，更准确的书面语言，以及像水一样灵动的说明与论证。

　　讲话（录音）

　　从某方面说，语音是你可以使用的最极端的信息生成方法。它是大脑与外部世界连接的最短路径，它创造的信息不仅丰富，而且还很有感染力。首先，通过讲话生成信息的速度很快，一位熟练的打字员每分钟能打出80~90个字，但正常讲话的速度是打字的两倍；其次，语言能力是与生俱来的，你可能曾在谈话时冒出过绝佳的想法，也可能因为不假思索的谈论而受到批评。不管如何，你都可以充分利用这种方式，让大脑产生更多更好的想法。

　　当然，通过讲话传递的信息中可能会包含垃圾信息，但也可能包含很多绝妙的想法。只要你把自己的讲话都录下来，即使里面有一些垃圾信息也不是坏事，因为你可以将有价值的信息从垃圾信息中提取出来。通过讲话传递的信息是短暂的——一旦被说出口就会立刻消失，只会在不稳定的记忆中留下一些痕迹。与手写文字不同的是，很少有人通过讲话记录信息。使用便携工具记录自己的声音，这还是一种新兴事物，所以不是每个人都能轻松、舒适地讲出自己想要记录的内容。但在需要高速捕获大量信息的情况下，这种方式会非常管用。

　　思维导图

　　你可能对思维导图这类东西并不陌生，因为大多数人已经在学校或工作中使用过类似工具。我有些不敢回想自己在头脑风暴会议中度过的时间，在那里，所有的想法和创意都会被提取出来，写在白板和活动挂图上。这让我感到很羞愧。其实，思维导图可以为我们带来愉快的、高效的体验。

　　思维导图包含了像水流分支系统一样的一连串信息，它通常以一个中心词或短语作为开始，也被称为节点。从节点分支出来的是子节点，子节点通常也有自己的子节点。这一点很重要，因为节点之间的关系，比如父子、叔侄、兄弟、表兄弟，它们描述了不同信息段之间的关系。例如，兄弟节点都属于同一个父节点，每个兄弟节点都包含了父节点的某项特性。数字化思维导图工具（电脑或智能手机程序）可以让你对节点进行随意移动、升级或降级，也可以让你随时改变整个思维导图的结构。这种高度可塑性让解构、重建各种想法和理论变得更加容易，它甚至可以促进思想的融合。

　　思维导图比较适合短语句，而不是长语句。在优秀的思维导图中，很少有一句话以上的节点。这意味着，思维导图的输入速度和阅读清晰度都相当高。作为节点的语句，就是思维导图中最有用的“原子”。所以，请记得使用“主语+谓语+宾语”的形式。这个形式包含了足够多的内容，可以被轻易理解，同时它的内容又足够少到无法创建结构——思维导图应该使用信息来表达结构，而不是节点。

　　因此，思维导图对于捕捉复杂信息很有效。虽然思维导图鼓励你少写废话，但它也让你能够轻松理解这些想法之间的关系。这意味着你可以从一个简单的想法的集合，形成一个完整的逻辑结构，它可以帮助你理清一篇文章、一份商业计划书或者一个项目的基础要点。

　　大纲

　　大纲和思维导图的关系十分密切，这两种方式都以分支形态呈现信息，它们唯一的区别是分支的表现方式，不过这意味着它们可以用于不同的目标。这两种信息呈现方式都有自己的独特优势，例如，因为思维导图具有强大的直观性，它可以让人们更容易理解复杂的、非线性的结构，而大纲可以让人们更容易地自上而下地阅读、理解一个线性结构。通过电脑或手机，在思维导图上移动节点可以让信息更加直观。大纲看起来更像是一个传统的列表或文本文档，通过项目符号和缩进来表示彼此的关系。对于需要更多细节的、较大的结构化信息时，大纲无疑是最佳选择，例如在编写长篇文章时。

　　所以，我们也可以先用思维导图围绕一个想法进行构思，然后再通过大纲进行扩展。这样，你就可以在创建文档的同时，捕获其必需的关键要点。思维导图和大纲可以使用相同的文件格式，这样你可以轻松地在二者间转换。从思维导图转换成大纲，可以让你更容易地添加细节。

　　大纲还有一个终极技巧：它可以包含多个列。这在比较两个不同的观点时很有用，比如两件产品的优劣，或者两个舞台角色的特点。你还可以很方便地在这些列中添加各种标记，如日期、复选框和星级评定。

　　涂鸦

　　涂鸦是人们一种自然的、与生俱来的能力，而且肯定比打字要自然得多。孩子们在刚刚学会说话时，就已经学会了涂鸦。涂鸦的最大优势就是速度快，我相信 “一画胜千言”这句老话是有道理的，通过图画勾勒想法肯定比写一大段话要快。你可以将涂鸦运用在笔记中，帮助说明或注释某个概念。这样，你在短时间内就能捕获到更多信息。

　　当信息密度非常高、记录时间很短（如会议或电影）或以非结构化（如对话）呈现时，通过涂鸦记录信息非常有效。你可以通过涂鸦，快速吸收视觉、听觉或情感信息，并根据需要进行添加或减少细节。

　　涂鸦时，你不需要像使用键盘或思维导图那样，只有通过后天习得的行为才能展现信息。涂鸦的低抽象性意味着你可以更多地考虑主题而不是涂鸦本身。

　　确定工具区域

　　注意两种不同的工具区域：模拟型和数字型。

　　模拟型工具

　　模拟型工具可以更好地激发创意。为什么多样化和个性化创造力表现形式，都聚集在这一区域呢？这个问题很难回答，但是我们可以了解一下它们的共同点。

　　当使用这些方法时，时间是向一个方向流动的，要回到过去的难度比较大。例如，擦除一个手写的词语，然后重新记录。讲话是熵最高、抽象性最低的终极方式，一句话一旦被说出口，就会转瞬即逝，没有技术的帮助，你根本无法捕捉或操控它。

　　处于这一区域的工具高度符合开放模式。

　　数字型工具

　　数字型工具可以让你忘记字母，它们会让你更专注于字词、句式和整体结构，而且可以让你在时间线上随意前进或后退。它们记录信息的方式是非线性的，这意味着你不仅可以根据大纲编写文档，还可以在编写文档时重新调整大纲。此外，它们还可以进一步提高你工作的结构性和逻辑严谨性。

　　这些工具更适合编写类及信息分析类工作，它们更倾向于封闭模式的工作。

　　选择适合各项工作的正确工具

　　你需要花点时间探索这两个区域，为不同类型的工作找到最适合自己的工具。

　　当你进行一项需要符合一定标准的信息记录工作时，或者编写一篇逻辑清晰的文章时，你需要使用数字型工具。数字型工具可以让你在不丢失珍贵信息的情况下，自由编辑文章的内容和结构。

　　当你只是做笔记或寻找灵感时，模拟型工具可以激发你的大脑，帮助你获得更好的信息。你可以准备一支笔、一个笔记本，用于写会议记录或读书笔记；你也可以在手机上安装一个录音App，方便你在跑步时使用……这些投资都是值得的。

　　数字型工具可以让你快速地决策、编辑和删除。但通常情况下，信息是在开放模式中获取的，也就是通过模拟型工具获取的。所以，你要使用模拟型工具捕获任务和信息。例如，你可以在运动时录音，或者买个防水记事本在淋浴时使用。关键的是，这些信息必须被转移至你的捕获系统，而且一定要迅速，这样才能保证“高效习惯1：捕获想法”中介绍的“只用一个桶”的效果。

　　两步工作法：捕获与同步

　　通过模拟型工具和数字型工具获得的信息，其质量也有所不同。你可以将这两种方法结合起来，创建一个工作流，这样可以让大脑的效力最大化。

　　你可以通过“两步工作法”将这两种类型的工具组合使用：首先从大脑提取信息，然后再围绕信息进行工作。

　　在进行会议活动、谈话和头脑风暴时，信息最为密集，通常也不会留给你回顾信息、提取重点的时间。所以，你需要一种可以快速捕获信息的方法。在记笔记或者寻找灵感时，模拟型工具可以帮助你获得更好的信息。

　　完成一篇文章，或者将信息转化为清晰易懂的文字，则更需要结构化和逻辑性。数字型工具最适合进行信息和文字的编辑、整合——无论是将想法编写成文，还是创建大纲和工作计划。

　　在上文中，我已经讲解了如何通过模拟型工具完成“两步工作法”中的第一步：捕获信息。重要的是，一定要尽快将信息同步到你的捕获系统中（第二步），否则不同的捕获工具会让你手忙脚乱，甚至丢失信息。

　　进行这一步的最好方法是，有规律地回顾已捕获的信息。你可以使用你的任务处理触机。比如每次会议后留出5分钟时间，从笔记中提取任务并放入你的捕获系统。

　　这里有一个非常实用的技巧，可以帮助你简化这一过程。例如，你在会议中捕获了很多信息，它们可能是文本、涂鸦或者图表，也可能是三者的结合体，还可能是一组录音（甚至是照片）。此时，你要以大纲或思维导图的方式将它们记录下来。这可以帮助你保存已有的信息结构，或者构筑新的结构。思维导图最适合这一步，因为它可以通过视觉信息呈现讨论或创意的逻辑流程。你可以随时对整个架构进行重组，为信息添加注释。而且，不同的思维导图之间甚至还可以合并。

　　收获

　　升级信息 创造认知

　　你可能已经感觉到，你的工具会影响你的思维。我希望这些概念能够帮助你进一步理解这种感觉。

　　现在，每当谈论手写时，很难绕开“手写正在消亡”这个话题，进而获得一个结论：笔正在逐步被键盘取代。但我并不认为是这样。手写及其相关的信息记录方法，对捕获和创造信息来说极其重要。因为捕获和创造信息依然是非常有价值的工作，所以手写也依然重要。“两步工作法”提供了一个识别信息性质的框架，以及选择信息捕获工具的原则。这迫使你意识到两种“注意力模式”——一种是创造想法的开放模式，一种是执行和润色想法的封闭模式。

　　此外，你还在两个步骤间创造了明显的界限。例如，在创建信息时，你可以完全忘记编辑的要求，这可以让你将注意力全部集中在你正在进行的工作上。我无法通过录音机记录一段编辑好的、逻辑通顺的信息，但这并不重要，我可以不在乎逻辑，先录下一些有趣的内容和情节，稍后再进行编写。然后，你就可以尽情使用你的工具获得乐趣了——模拟型工具更适合游戏和试验，而数字型工具（如思维导图和提纲）则非常适合对想法进行结构化和润色。

　　提升创意质量

　　一旦你能区分模拟型工具和数字型工具，你会发现合适的工具不仅会引导你产生更多的信息，而且信息的质量还会变得更好。例如，随身携带笔记本、录音机、照相机或其他适合当下环境中使用的工具，会鼓励你充分利用语言和视觉能力，激发你进入开放模式。

　　将这些信息导入到你的捕获系统中，并按照处理其他信息的习惯去处理这些信息，这会让你获得额外好处：这些高质量的想法，将会成为你未来高质量决策的主题。

　　同样，更好的笔记编写、整理会带来更好的编辑决策，因为你鼓励自己进入了一个更严格的封闭模式。

　　这种习惯行为可能会让有些人感到烦躁，因为它需要输入两次信息（一次捕获，一次转移、编写或整理），还迫使你花费额外的时间去思考、选择你的工具，而且这两次信息输入似乎都违反了高效生产的常识原则，即你应该更关注“做”而不是“准备”。看上去这些行为与你的工作目标背道而驰，但你做的并不是简单的信息复制。的确，你在笔记本上手写了一条信息，然后再将这条信息整理、输入到你的捕获工具中，这似乎是重复的工作。实际上，你分别进入了开发模式和封闭模式，并在适当的时间执行两个完全不同的任务，而不是强迫自己同时进行两个相同的任务。坚持下去，很快你就会发现自己的工作质量有了明显提高。随着时间的推移，你对这一习惯行为会更加得心应手。

　　迅速展开工作

　　有意识地使用开放模式和封闭模式，你会发现两个有趣的效果。

　　第一个效果和你的工作计划有关。通过日程表推断出自己当天需要使用的工具，这只是基础能力。现在的你，可以通过日程表推断自己今天要进入的模式，这意味着你可以预测自己将要创建的信息的性质。例如，你的日程安排包含了很多会议或讲座，但是没有时间编写处理这些信息，那么你就可以提前调整日程安排，预先释放压力。

　　第二个效果是，基于你手头的工具，你可以选择相应的工作。虽然还有一大堆任务要做，但你的手里只有一个笔记本，那么你可以只专注于最适合用笔记本处理的任务，例如模拟型的笔记记录；或者你坐在咖啡馆里，手旁有一台笔记本电脑，那么你就可以戴上耳机，开始将笔记整理成通顺有条理的文档。你手头的可用工具，将会帮助你（或者说限制你）选择当下要进行的工作。这种方法的效果是惊人的，因为它会让你的选择更加简单，让你可以更迅速地开始工作。

　　信息断舍离

　　这一习惯的最大好处是，可以让你扔掉一些没用的东西。一旦将笔记编辑成有逻辑、有结构的内容，或者从录音、照片中提取出任务，并将它们导入捕获系统，你就可以删除或丢弃原始笔记了。团成一团的纸张、用横线划掉的信息……这些都是信息被妥善收录的证明，它们会带给你一种完成感和进步感。这是对你勤劳工作的奖励，会激励你继续保持这些高效工作习惯。

　　删除已处理的信息，还可以消除信息分散产生的模糊性。如果你能保持捕获笔记与编写笔记之间的有规律同步，那么这一习惯将会很容易保持下去，因为捕获习惯会让你产生积极的情绪。

　　小结

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