单位可查询员工及拟聘人员犯罪记录，在实操中会遇到哪些问题？

　　

　　2021年12月31日起，公安部制定的《公安机关办理犯罪记录查询工作规定》施行。《规定》明确，用人单位可以查询员工的犯罪记录，但仅限于拟查询人员将从事从业禁止规定的岗位，具体政策详情可参考这一篇：（重磅新规，HR请注意！12月31日起，用人单位可查询员工或拟招录人员的犯罪记录）

　　在了解完政策后，当规定落实到实际操作中，又会遇到哪些问题呢？今天为大家解析在实操中的尺度，可能触及的雷区，以及相应的法律参考。

　　一、什么叫犯罪记录？

　　本规定所称的犯罪记录，是指我国国家专门机关对犯罪人员的客观记载。除人民法院生效裁判文书确认有罪外，其他情况均应当视为无罪。

　　有关人员涉嫌犯罪，但人民法院尚未作出生效判决、裁定，或者人民检察院作出不起诉决定，或者办案单位撤销案件、撤回起诉、对其终止侦查的，属于无犯罪记录人员。

　　

　　二、有条件地查询，不是随意查询

　　单位可以查询本单位在职人员或者拟招录人员的犯罪记录，但应当符合法律、行政法规关于从业禁止的规定。

　　（一）查询许可依据的法条

　　从业禁止规定散见于各类规定中，《刑法》第三十七条之一规定了从业禁止制度。

　　意在将利用职业便利实施犯罪，或者实施违背职业要求的特定义务的犯罪，根据犯罪情况和预防再犯罪的需要，禁止其劳动者从事同类行业的情形。

　　因此，倘若用人单位查询的劳动者之前有从事过管理经营类的岗位，根据该条之规定也可以查询。

　　（二）查询应遵循尺度

　　虽然刑法和相关法律，给与了用人单位一定的查询许可权。但《个人信息保护法》，也限制了用人单位查询的尺度。《个人信息保护法》，“处理个人信息应当遵循合法、正当、必要和诚信原则”，“收集个人信息，应当限于实现处理目的的最小范围，不得过度收集个人信息”。

　　法定从业禁止以外的岗位，不具备收集员工犯罪记录的必要性，违反了最小必要及目的限定原则。特定岗位能查，但不是所有岗位都能查。

　　无论是从《个人信息保护法》第二十八条规定的收集敏感个人信息应当具有“充分的必要性（《个人信息安全规范》仅将“未公开的违法犯罪记录”纳入“敏感个人信息”的范畴；公开的记录适用《个人信息保护法》第二十七条规定）”，还是从《就业促进法》反就业歧视、《监狱法》刑满释放人员平等就业权利的角度，“犯罪记录”有其敏感性、特殊性，用人单位最好提高标准判断其“必要性”，以降低劳动纠纷风险。

　　不过本身官方文件中本身就要求有查询需求的用人单位，列明申请查询依据的具体法律条款，相关部门也会审核其必要性，确有必要才会批准。

　　

　　三、用人单位应向哪个机构申请查询员工的犯罪记录？

　　答：单位申请查询，由住所地公安派出所受理。查询对象为外国人的，由单位住所地县级以上公安出入境管理部门受理。

　　要注意，单位住所地与实际经营地不同的情况，避免白跑一次。

　　四、员工入职时有义务主动告知用人单位犯罪记录吗？

　　答：一般而言，员工有义务。

　　《刑法》第一百条第二款，犯罪的时候不满十八周岁被判处五年有期徒刑以下刑罚的人，免除前款规定的报告义务。

　　《刑事诉讼法》第二百八十六条第二款，犯罪记录被封存的，不得向任何单位和个人提供，但司法机关为办案需要或者有关单位根据国家规定进行查询的除外。依法进行查询的单位，应当对被封存的犯罪记录的情况予以保密。

　　

　　五、员工不履行犯罪记录告知义务，如何处理？

　　答：这个司法实践中存在争议。

　　建议用人单位在劳动者登记入职时，明确未如实告知的法律后果，尤其是针对特殊岗位，或者要求劳动者自行提供无犯罪记录证明。

　　根据《劳动合同法》规定，“用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。”这里，其实又回到了《个人信息保护法》的必要性上来了——“直接相关”。如果法律法规明确有职业禁入规定的，或者有其他合理的必要性解释的，企业可以要求员工必须报告。

　　但对于非“直接相关”岗位，建议企业不要求员工报告，因为企业还需考虑“必要性”原则。

　　六、员工有权拒绝用人单位查询犯罪记录吗？

　　答：对于特殊行业、从业禁止岗位，员工无权拒绝。但原则上企业只能要求员工报告是否曾受过刑事处罚，而不能要求其查询并提交完整的犯罪记录或犯罪查询报告。

　　

　　七、个人如何查询自己的无犯罪记录？

　　如岗位不属于从业禁止规定的岗位，单位不可以调取。

　　只能依靠个人查询提供本人无犯罪记录，个人查询，由户籍地或者居住地公安派出所受理。

　　对于个人查询，未发现申请人有犯罪记录的，应当出具《无犯罪记录证明》；发现申请人有犯罪记录，应当出具《不予出具无犯罪记录证明通知书》。

　　八、用人单位需要准备哪些材料？

　　答：《工作规定》第六条第三款，单位申请查询的，应当提交单位介绍信、经办人有效身份证明、加盖单位公章的查询申请表，以及查询对象系单位在职人员或者拟招录人员的有关材料。

　　查询申请表应当列明申请查询依据的具体法律条款。

　　未来，公安机关以及监管部门可能会提供相应的统一表格，方便大家查询，甚至可能会提供线上查询服务。随着法规的颁布，相关的配套服务也会积极跟上。

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